Modelos de Transmisión Electrónica de Información en las Facturas

Por Vinicius Pimentel de Freitas, Blog del CIAT, 16 julio de 2018

Muy brevemente voy a referirme a algunos posibles modelos para la transmisión electrónica de información de facturas a una Administración Tributaria (AT) y utilizar el término “factura electrónica” (FE) como “un documento electrónico estructurado que sirve de apoyo a una transacción comercial”.

En la mayoría de los países en que se aplica el Impuesto al Valor Agregado (IVA), las facturas constituyen elementos clave como evidencia del cumplimiento tributario. Muchos de estos países todavía recurren al modelo de post-auditoría, que significa que las auditorías tributarias se llevan a cabo mucho después de  las transacciones de negocios. En algunos países, debido a la disponibilidad de la información de las facturas en tiempo real, las ATs pueden actuar con mucha más rapidez, efectividad y precisión utilizando lo que se conoce como modelo de certificación.

El modelo post-auditoría tiene muchas desventajas para los contribuyentes y la AT, a la vez que facilita la evasión tributaria. Así pues, vemos un cambio rápido hacia los modelos de certificación en tiempo real o al menos casi tiempo real. En este caso, se requiere que las compañías intercambien facturas a través de las autoridades tributarias, o cuando menos proporcionen información clave de la factura en formato electrónico.

Resulta útil distinguir entre facturación electrónica y presentación electrónica de información a las autoridades tributarias:

Facturación electrónica: El proveedor, comprador y la AT todos comparten el mismo documento electrónico que apoya la operación y para todos los fines comerciales, financieros, tributarios y jurídicos es LA factura, que contiene toda la información sobre la operación. Este es el modelo que fue adoptado en Italia y América Latina.

El informe electrónico a las autoridades tributarias o la información electrónica sobre las facturas, incluye informes de transacciones de negocio, extractos de facturas, declaraciones sobre cualesquiera otros datos fiscales y los registros del IVA. El mismo está diseñado para acelerar el procesamiento de los estados de cuenta y declaraciones del IVA. Solamente el proveedor dispone finalmente de una factura electrónica y generalmente envía la factura original en forma gráfica al comprador. En otro escenario, las partes intercambian electrónicamente sólo un extracto de la factura (la cual es apropiada para fines de suministro de información y auditoria tributaria). Este es el modelo adoptado en algunos países europeos, salvo Italia.

Una caja registradora es un dispositivo mecánico o electrónico para registrar y calcular transacciones en el punto de venta (PDV), normalmente adherida tanto a una gaveta para almacenar efectivo y otros valores, así como a una impresora, para imprimir recibos o facturas. Usualmente las ATs excluyen el uso de cajas registradoras especiales o, más específicamente, las impresoras adheridas a la caja registradora, a fin de controlar mejor los registros en el PDV para fines del control tributario, formando así lo que se conoce como las Cajas Registradoras Fiscales, que utilizan un dispositivo llamado Memoria Fiscal, en la que se registra cada una de las ventas de modo que no pueda ser borrada y que esté accesible a la AT para fines de control. Los modelos más avanzados (y, obviamente, más costosos) pueden generar, firmar y transmitir la IE a la AT en un modelo en línea, pudiendo gestionar estrategias automáticas de contingencia para posibles períodos en que se interrumpan las comunicaciones y aun mantener en su memoria fiscal la información usada para generar la IE.

Mayormente en publicaciones asiáticas, el informe electrónico de las cajas registradoras a las autoridades con frecuencia utiliza el término en inglés “e-invoicing”. De acuerdo con la exposición anterior, y las definiciones propuestas sería mejor traducirlo como “e-reporting”. Lo mismo puede decirse de algunas publicaciones latinoamericanas, que clasifican la transmisión periódica de todos los contenidos de todas las facturas emitidas por un contribuyente, sin ningún tipo de validación del contenido de estas facturas (normalmente facturas de servicios de comunicación y cuentas de electricidad) como “facturación electrónica”. Igualmente, de acuerdo con la exposición anterior y las definiciones propuestas sería mejor que se clasificara como “informe electrónico”:

Más recientemente, después del 2010, las AI de algunos países donde el uso de la FE ya ha logrado su madurez (en este caso la madurez siendo entendida como el 100% de las operaciones de negocio a negocio registradas en FE y transmitida a la AT) han decidido no obligar más el uso de las registradoras fiscales, dado que esas ATs ya disponen de todas las compras de las tiendas al detal y para el país resulta mucho menos costoso usar solamente la FE, igualmente en operaciones de negocio al cliente que el potencial incremento en ingresos resultante del uso de costosas cajas registradoras capaces de transmitir automáticamente a  la AT ya sea un informe resumido diario de ventas, o cada detalle de cada venta, o aún más, toda la FE. Cabe señalar que los ingresos de las ventas al detal solían representar menos del 10% de los ingresos totales del IVA en casi cada país. Como era de esperarse, esos países habían excluido el reemplazo voluntario de las registradoras fiscales por la FE, mediante una estrategia tal que en algunos años, a medida que esas registradoras se tornen obsoletas, serán totalmente reemplazadas por la FE.

América Latina (Brasil, México, Chile, seguidos por muchos otros países), luego por Italia en el 2018, fueron los pioneros en la implementación del modelo de certificación pura. Este modelo consiste en el uso de la FE con firma digital avanzada que cubra toda la información de la factura y presentar esta factura para su aprobación técnica por la AT antes de que se produzca la operación. Países asiáticos (Singapur y Corea del Sur) y algunos países europeos (España, Portugal, Hungría, seguidos de muchos otros) están implementando modelos de certificación basados en información electrónica  sobre las facturas.  Se está aumentando la adopción de esta estrategia (los modelos de certificación) y se espera que sea el método de control dominante a nivel global a partir del 2025.

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